INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Vad är Group Sync Assistant?
• Vad behöver jag för att dela data?
• Hur fungerar Group Sync Assistant?
  • Steg 1: Den begärande organisationen skapar en begäran
  • Steg 2: Mottagarorganisationen godkänner eller avslår begäran.
  • Krav för att godkänna förfrågningar om ESRS-data 
  • Steg 3: Godkännande – en ögonblicksbild av data kopieras och sparas från mottagaren till den som begärt informationen. 
  • Ny begäran krävs för upprepningsbara synkroniseringar och uppdateringar av samma mätning 
  • Ta bort en begäran
• Användning av synkroniserade data i koncernföretaget
  
  

Vad är Group Sync Assistant?

Group Sync Assistant är till för att dela lösningsdata i Hållbarhetsrapportering. Med Group Sync Assistant kan data delas mellan en inställning och andra inställningar. Till exempel när ett företags dotterbolag också använder Position Green, och företaget har data att samla in från sina dotterbolag. 

Group Synch Assistant är inte avsedd för att dela data inom en installation.

ESRS stöds av Group Sync Assistant. Stöd för ytterligare lösningar kommer att läggas till. 

Vad behöver jag för att begära data?

Kontakta ditt Position Green-team för att ordna med inköp av Group Sync Assistant. Detta tillägg måste vara aktiverat för att du ska kunna begära data från andra inställningar.

När tillägget Group Synch Assistant har aktiverats kan alla med rollen Controller inom en organisation skapa förfrågningar om data. Antalet organisationer som data kan begäras från baseras på prissättningsplanen.

Vad behöver jag för att dela data?

Alla kunder med Hållbarhetsrapportering kan dela data utan kostnad.

Personuppgiftsansvariga har rätt behörighetsnivå för att dela data.

Data kan behöva förberedas innan de kan delas. Se nedan för kraven för att godkänna förfrågningar om data från ESRS. 

Hur fungerar Group Sync Assistant?

Data synkroniseras:

1. Den begärande organisationen skapar en begäran
   
2. Den mottagande organisationen godkänner eller avslår begäran
   
3. Godkännande - en ögonblicksbild av data kopieras och sparas från mottagaren till beställaren.

Se detaljer för varje steg nedan.

Steg 1: Den begärande organisationen skapar en begäran

Från Hem, gå till Datarapportering, välj Group Sync Assistant och fliken Utgående förfrågningar. Klicka på "New Request" för att fylla i detaljerna för begäran.

• Lösning: ESRS är den lösning som för närvarande stöds.
  • Endast mätningar som det begärande företaget rapporterar om kommer att begäras.
• År (Year): Välj det år för vilket du vill dela data.
• Period: Helår.
• Begär data från: Sök i listan över organisationer.
• Spara data till: Välj vilken org.enhet som de sparade uppgifterna ska delas med.

Klicka på "Skicka förfrågan" för att skapa förfrågan. Controller i den mottagande organisationen kommer att få ett e-postmeddelande som meddelar dem att vidta åtgärder. E-postmeddelandet innehåller en länk till fliken "Inkommande förfrågningar".

Exempel på skapande av en ny begäran.

Steg 2: Den mottagande organisationen godkänner eller avslår begäran

Som mottagare av en begäran, ffrån Hem, gå till Datarapportering, välj Group Sync Assistant och fliken Inkommande begäranden. Här kommer alla förfrågningar att listas.

• Först måste data konsolideras inom org.enheten. Endast bekräftade uppgifter om mottagarens toppnod i org. struktur kommer att delas.
  
• Att godkänna en begäran är den slutliga åtgärden och kan inte ångras. Godkännandet måste bekräftas i detta andra steg. Uppgifterna delas omedelbart när godkännandet har bekräftats.
  
• En begäran kan avslås. Denna åtgärd kan ångras.
  
• En logg inkluderande godkännarens eller förnekarens namn loggas och visas med namn (med e-postlänkar), för både inkommande och utgående förfrågningar.
  
• Den person som godkänner eller avslår en begäran kommer att få ett meddelande via e-post.

Krav för godkännande av begäran om ESRS-uppgifter 

• För att en begäran om ESRS-uppgifter ska kunna godkännas måste minst en ESRS-mätnings vara bekräftad och konsoliderad. Alla ESRS-mätningar finns under "Till konsolidering" i Group Sync Assistant.
  
• De mätningar som hittills konsoliderats inom ESRS kan delas. Det är inte nödvändigt att alla mätningar konsolideras för att synkroniseras.
  
  

Läs mer om konsolidering och ESRS.

Steg 3: Godkännande – en ögonblicksbild av data kopieras och sparas från mottagaren till den som begärt informationen. 

Vid godkännande kopieras en ögonblicksbild av registreringsuppgifterna från mottagarens företags-setup och sparas i den begärande företagets setup, till den valda organisationen. enhet i sin installation.

• Endast mätningar som det begärande företaget rapporterar kommer att begäras och synkroniseras.
  
• Nya registreringar kommer att skapas och matcha det mottagande företagets uppgifter.
  
• De kopierade uppgifterna finns i begärarens inställningar under "Granska data" och "Datarapportering". Vid den valda mätningen, org. enhet, rapporteringsperiod och lösning.

Ny begäran krävs för upprepade synkroniseringar och uppdateringar av samma mätnings 

När synkroniserade data (mätningar) uppdateras i mottagarens inställningar måste en ny begäran skapas och godkännas för att den uppdaterade informationen ska kunna delas. Om vissa mätningar redan har synkroniserats, men andra fortfarande är osynkroniserade, måste en ny begäran skapas även för de saknade mätningarna. 

Efter godkännande skapas nya registreringar i den begärande partens inställningar. Alla tidigare synkroniserade mätningar kommer att skrivas över om nyare data finns tillgängliga.

Ta bort en begäran

Begäranden kan raderas om de är väntande eller avslagna. Ta bort en begäran genom att klicka på ikonen "..." för begäran och sedan klicka på "Ta bort begäran".

När begäran raderas försvinner den både från koncernföretagets lista över utgående begäranden och från dotterbolagets lista över inkommande begäranden. Om det finns en tidigare godkänd begäran med samma mottagare, lösning och period visas den istället.

Användning av synkroniserade data i koncernföretaget

• Granska data:

  • Synkroniserade organisationsenhetsdata visas i vyn Granska data och markeras som "Synkroniserad".
• Tabeller:
  • När du skapar nya tabeller synkroniseras din organisation. Enheternas data visas i samma kolumn som den icke synkroniserade organisationen. enhetens data. Om du inte avmarkerar kryssrutan "Inkludera synkroniserade data" när du skapar din tabell.
  • För att använda synkroniserade data i befintliga tabeller kan du lägga till de synkroniserade data genom att navigera till översikten över tabeller och klicka på ikonen "..." bredvid en tabell och sedan på "Skapa tabell med synkroniserade data".
• Dashboards för analyser:
  • Uppdaterade ESRS-dashboards kommer att inkludera både synkroniserade och icke-synkroniserade data. Föråldrade dashboards kommer inte att göra det. Kontakta ditt PG-team om du har problem med användningen av dina dashboards.