INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Vad är Group Sync Assistant?

• Vad behöver jag för att begära uppgifter?
• Vad behöver jag för att dela data?
• Hur fungerar Group Sync Assistant?
  • Steg 1: Skapa förfrågan
  • Steg 2: Godkänna/avslå begäran
    • Krav för att godkänna förfrågningar om ESRS-data 
  • Steg 3: Vid godkännande - en ögonblicksbild av data kopieras och sparas
  • Ny begäran krävs för upprepningsbara synkroniseringar och uppdateringar av samma mätning 

Vad är Group Sync Assistant?

Group Sync Assistant är till för att dela lösningsdata i Hållbarhetsrapportering. Med Group Sync Assistant kan data delas mellan en inställning och andra inställningar. Till exempel när ett företags dotterbolag också använder Position Green, och företaget har data att samla in från sina dotterbolag. 

Group Synch Assistant är inte avsedd för att dela data inom en installation.

ESRS stöds av Group Sync Assistant. Stöd för ytterligare lösningar kommer att läggas till. 

Vad behöver jag för att begära data?

Kontakta ditt Position Green-team för att ordna med inköp av Group Sync Assistant. Detta tillägg måste vara aktiverat för att du ska kunna begära data från andra inställningar.

När tillägget Group Synch Assistant har aktiverats kan alla styrenheter inom en organisation skapa förfrågningar om data. Antalet organisationer som data kan begäras från baseras på prissättningsplanen.

Vad behöver jag för att dela data?

Alla kunder med Hållbarhetsrapportering kan dela data utan kostnad.

Personuppgiftsansvariga har rätt behörighetsnivå för att dela data.

Data kan behöva förberedas innan de kan delas. Se nedan för kraven för att godkänna förfrågningar om data från ESRS. 

Hur fungerar Group Sync Assistant?

Data synkroniseras:

1. Den begärande organisationen skapar en begäran
   
2. Den mottagande organisationen godkänner eller avslår begäran
   
3. Godkännande - en ögonblicksbild av data kopieras och sparas från mottagaren till beställaren.

Se detaljer för varje steg nedan.

Steg 1: Den begärande organisationen skapar en begäran

Från Hem, gå till Datarapportering, välj Group Sync Assistant och fliken Utgående förfrågningar. Klicka på "New Request" för att fylla i detaljerna för begäran.

• Lösning: ESRS är den lösning som för närvarande stöds.
• År (Year): Välj det år för vilket du vill dela data.
• Period: Helår.
• Begär data från: Sök i listan över organisationer.
• Spara data till: Välj vilken org.enhet som de sparade uppgifterna ska delas med.

Klicka på "Skicka förfrågan" för att skapa förfrågan. Controller i den mottagande organisationen kommer att få ett e-postmeddelande som meddelar dem att vidta åtgärder. E-postmeddelandet innehåller en länk till fliken "Inkommande förfrågningar".

Exempel på skapande av en ny begäran.

Steg 2: Den mottagande organisationen godkänner eller avslår begäran

Som mottagare av en begäran, ffrån Hem, gå till Datarapportering, välj Group Sync Assistant och fliken Inkommande begäranden. Här kommer alla förfrågningar att listas.

• Först måste data konsolideras inom org.enheten. Endast bekräftade uppgifter om mottagarens toppnod i org. struktur kommer att delas.
  
• Att godkänna en begäran är den slutliga åtgärden och kan inte ångras. Godkännandet måste bekräftas i detta andra steg. Uppgifterna delas omedelbart när godkännandet har bekräftats.
  
• En begäran kan avslås. Denna åtgärd kan ångras.
  
• En logg inkluderande godkännarens eller förnekarens namn loggas och visas med namn (med e-postlänkar), för både inkommande och utgående förfrågningar.
  
• Den person som godkänner eller avslår en begäran kommer att få ett meddelande via e-post.

Krav för att godkänna förfrågningar om ESRS-data 

• För att kunna godkänna en begäran om ESRS-data måste minst en ESRS-mätning bekräftas och konsolideras. Alla ESRS-mätningar finns under "Till konsolidering" i Group Sync Assistant.
  
• De ESRS-mätningar som hittills har konsoliderats kan delas. Det är inte nödvändigt att alla mätningar måste konsolideras för att synkroniseras.
  
• Kontakta ditt PG-team om du vill veta mer om ESRS och konsolidering. Mer dokumentation kommer att finnas tillgänglig inom kort.

Steg 3: Godkännande - en ögonblicksbild av data kopieras och sparas från mottagaren till beställaren 

Vid godkännande kopieras en ögonblicksbild av registreringen från det mottagande företagets setup och sparas i det begärande företagets setup, till den valda organisationen. enhet i deras installation.

• Oavsett vilka mätningar som finns i det begärande företagets setup.
  
• Nya registreringar kommer att skapas och matcha det mottagande företagets uppgifter.
  
• Om det mottagande företaget delar en mätning som det begärande företaget inte har, kommer den att skapas och visas i deras mätningslista.
• De kopierade uppgifterna finns i beställarens inställningar, under "Datarapportering". På den valda org. enhet, Rapporteringsperiod och Lösning.

Ny begäran krävs för upprepningsbara synkroniseringar och uppdateringar av samma mätning 

När synkroniserade data (mätningar) uppdateras i mottagarens inställningar måste en ny begäran skapas och godkännas för att dela den uppdaterade informationen. Om vissa mätningar redan har synkroniserats, men andra fortfarande inte har synkroniserats, måste en ny begäran skapas även för de mätningar som saknas. 

Efter godkännande kommer nya registreringar att skapas för de mätningar som saknas i beställarens inställningar. Alla tidigare synkroniserade mätningar kommer att skrivas över om nyare data finns tillgängliga.

Ta bort en begäran

Förfrågningar kan raderas om de är under behandling eller har avslagits. Ta bort en begäran genom att klicka på "..."-ikonen för begäran och sedan klicka på "Ta bort begäran".

När begäran raderas försvinner den från både koncernbolagets lista över utgående begäranden och från underbolagets lista över inkommande begäranden. Om det finns en tidigare godkänd begäran med samma mottagare, lösning och period visas den i stället.