Verfahren nach dem Vier-Augen-Prinzip

Wie die Finanzberichterstattung muss auch die ESG-Berichterstattung Qualitätskontrollstandards erfüllen und die Daten müssen intern bestätigt werden. Das Vier-Augen-Prinzip gewährleistet, dass zwei Personen einer Aktion zustimmen müssen, bevor sie durchgeführt werden kann.

Die erste Genehmigungsinstanz

Die Mitwirkenden stellen die erste Genehmigungsinstanz dar. Sie haben die Aufgabe, die Daten in die Plattform einzugeben. Wenn die Mitwirkenden mit der Dateneingabe fertig sind, müssen sie die "Verantwortlichen benachrichtigen". Anschließend wird eine E-Mail an die zweite Genehmigungsinstanz gesendet. Mitwirkende können wieder in den Bearbeitungsmodus wechseln, nachdem sie den verantwortlichen Benutzer benachrichtigt haben. 

Verantwortlichen benachrichtigen, in diesem Fall Klara Nordström

Die zweite Genehmigungsinstanz

Berichterstatter und Betreuer können die zweite Genehmigungsinstanz sein. Hier erfahren Sie mehr über die Rolle des Berichterstatters. Der Betreuer prüft, ob alle angeforderten Daten eingetragen wurden und ob sie innerhalb einer angemessenen Abweichung liegen und somit faktisch richtig sind. Ist dies nicht der Fall, kann der Betreuer eine Erinnerung/E-Mail von der Plattform aus senden und einen Mitwirkenden um zusätzliche Daten bitten.
 

Einer von zwei Mitwirkenden hat seine Daten bestätigt. Alle Pflichtangaben wurden eingetragen und die Registrierung kann bestätigt werden.

Wenn der Betreuer mit den Daten einverstanden ist, sollte er die Registrierung "bestätigen". Mit dieser Aktion:

• wird bescheinigt, dass die Daten von zwei verschiedenen Personen genehmigt wurden,
• werden die Daten gesperrt. Das bedeutet, dass die Mitwirkenden keine Änderungen mehr an der Registrierung vornehmen können.

Die dritte Genehmigungsinstanz

Wenn zwei Genehmigungsinstanzen nicht ausreichen, können Sie für die erfassten Daten zusätzlich eine unabhängige Genehmigungsinstanz ergänzen. Das wäre dann der administrative Benutzer, der Zugriff auf das Setup hat. 

Die Person in der dritten Genehmigungsinstanz arbeitet hauptsächlich in der Ansicht Dateneinträge verwalten.

Ansicht "Dateneinträge verwalten" in der Datenerfassung

Die Person in der dritten Genehmigungsinstanz kann alle Registrierungen und deren Bestätigungsstatus im Setup leicht finden. Wenn alle drei Genehmigungsinstanzen durchlaufen sind, kann die Registrierung gesperrt werden.

Sobald die Daten gesperrt sind, können die Personen der ersten und zweiten Genehmigungsinstanz keine Änderungen mehr vornehmen.