INHALTSVERZEICHNIS

• Was ist "Daten prüfen"?
• Hauptfunktionen und ihre Verwendung
  • Fortschritt prüfen
  • Beginnen Sie mit der Prüfung
  • Datenabschnitte
  • Seitenleiste "Details"
  • Erste Schritte zur Prüfung einer Metrik
  • Abweichungen erkennen und darauf reagieren
  • Filter
  • Daten exportieren
• Wer hat in Ihrem Unternehmen Zugriff auf "Daten prüfen"?

Über die Ansicht Daten prüfen unter Datenerfassung (im linken Menü) können Sie die Daten, die in Ihrem gesamten Unternehmen erhoben wurden, effizienter prüfen und bewerten.

Was ist "Daten prüfen"?

In der Ansicht "Daten prüfen" sehen Sie alle erhobenen Daten aus allen Organisationseinheiten strukturiert auf einen Blick. Damit soll Ihr Prüfverfahren optimiert werden.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Überprüfungsfortschritt einer Maßnahme basierend auf dem Überprüfungsstatus der Datenpunkte.
• Aktualisieren Sie den Status der Prüfung für mehrere Datenpunkte gleichzeitig für mehrere Fragen.
  
• Abweichungen schnell erkennen und entsprechend handeln. Die Plattform weist auf Unterschiede zwischen dem ausgewählten Berichtszeitraum und dem Bezugszeitraum hin.
• Schnellere Feedback-Schleifen zwischen Controllern, Berichterstattern und Prüfern.
• Suchen: Mit verschiedenen Filtern und Suchfunktionen können Sie bestimmte Dateneinträge ganz einfach finden.
• Details ansehen: Lassen Sie sich zu einzelnen Datenpunkte alle zugehörigen Informationen anzeigen.
• Für die Analyse vorbereiten: Exportieren Sie ausgewählte Daten für eine umfassendere Analyse in der Tabellenansicht oder in Tabellenverarbeitungsprogrammen.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Fortschritt der Prüfungen einer Maßnahme basierend auf dem Status der Prüfungen der Datenpunkte.
• Aktualisieren Sie den Status der Prüfung für mehrere Datenpunkte gleichzeitig für mehrere Fragen.

Hauptfunktionen und ihre Verwendung

Fortschritt prüfen

HINWEIS: Die Funktionen „Überprüfungsfortschritt“ und Massenprüfung werden derzeit für alle Kunden eingeführt. Wenn Sie es noch nicht in Ihrer Position Green-Platform sehen, haben Sie bitte noch etwas Geduld. Wenn Sie diese Funktion ausprobieren möchten, bevor sie für alle Kunden verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Position Green.

Um besser nachverfolgen zu können, welche Datenpunkte Sie oder Ihre Kollegen geprüft haben (als „Genehmigt“ oder „Aktionen erforderlich“), können Sie entweder einzelne Datenpunkte in der Detailansicht (wo Sie auch Kommentare finden) oder mehrere Datenpunkte gleichzeitig prüfen.

Tipp: Wenn Sie eine Teilmenge von Organisationseinheiten oder Fragen prüfen möchten, filtern Sie zunächst nach diesen Kriterien, bevor Sie mit der Prüfung beginnen.

Gesamt: Die Gesamtzahl aller Datenpunkte, die derzeit in der Metrik angezeigt werden. Die aktuell ausgewählten Filter beeinflussen diese Zahl.

Verteilung der Datenpunkte nach Status der Prüfung: Genehmigt / Aktionen erforderlich / Nicht geprüft

Beginnen Sie mit der Prüfung

Um den Status der Prüfung für mehrere Datenpunkte gleichzeitig zu aktualisieren, klicken Sie auf „Prüfung starten“ und wählen Sie eine oder mehrere Fragen (Datenpunkte) aus.

Durch Auswahl einer Frage werden alle ihre Datenpunkte markiert, die Daten enthalten. Datenpunkte, die auf Daten warten, können keinen Status für die Prüfung erhalten. Die Anzahl der markierten Datenpunkte, die aktualisiert werden, wird in der Schaltfläche „Prüfung“ in der oberen rechten Ecke angezeigt.

 Wenn Sie alle Fragen ausgewählt haben, denen Sie eine bestimmte Status-Prüfung zuweisen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Status-XML-ph-0000@deepl.internal“ und wählen Sie den gewünschten Status für die Prüfung aus. Alle markierten Datenpunkte haben nun denselben Status für die Prüfung.

• Prüfungen der Datenpunkte werden grün angezeigt, wenn sie genehmigt wurden.
• Datenpunkte, die als „Maßnahmen erforderlich“ geprüft wurden, werden gelb markiert.

Durch das Wechseln der Filter wird die Auswahl der Fragen zurückgesetzt, um zu vermeiden, dass versehentlich ein falscher Status für die Prüfung festgelegt wird.

Wenn Sie die Prüfung mehrerer Fragen abgeschlossen haben, klicken Sie im Feld „Überprüfungsfortschritt“ auf „Prüfung beenden “.

Tipp: Zur Nachverfolgbarkeit werden alle Aktualisierungen des Status der Prüfung im Aktivitätsprotokoll jeder Registrierung angezeigt.

Datenabschnitte

Wenn Sie eine Metrik für die Prüfung ausgewählt haben, wird Ihnen eine interaktive Liste mit erweiterbaren Datenabschnitten angezeigt:

• Jeder Abschnitt bildet eine Frage (einen Datenpunkt) ab. Die Reihenfolge entspricht der Gliederungin der Datenerfassung.
  • Standardmäßig ist nur der erste Abschnitt ausgeklappt; die anderen können nach Bedarf ausgeklappt werden.
• Jede Karte zeigt Daten aus einer bestimmten Organisationseinheit für einen bestimmten Datenpunkt:
  • Zeile 1: Daten aus dem Berichtszeitraum.
  • Zeile 2: Daten aus dem Bezugszeitraum (falls ausgewählt).
  • „Synchronisiert“ Wenn Sie Daten aus anderen Setups mit der Gruppenkonsolidierung synchronisiert haben. Die Karte wird mit "Synchronisiert" markiert.
  • Bei numerischen Fragen werden Werte kleiner als 1 mit Dezimalstellen angezeigt, die auf eine signifikante Stelle gerundet sind. Weitere Informationen finden Sie in der Ansicht „Registrierung“ im Detailfenster.

Seitenleiste "Details"

Wenn Sie auf eine Karte klicken, öffnet sich eine Seitenleiste mit weiterführenden Informationen:

• Grundlegende Informationen zu jeder Antwort
• Wer ist verantwortlich und wer hat die einzelnen Schritte der Datenerfassung durchgeführt?
  • Verantwortlich: Die Person, die für die Metrik verantwortlich ist.
  • Zuletzt bearbeitet: Die Person, die die letzte Bearbeitung des Datenpunkts vorgenommen hat, z. B. eine Mitwirkende. Eine visuelle Kennzeichnung wird angezeigt, wenn die Daten von demselben Benutzer eingegeben und bestätigt wurden.
  • Bestätigt: Die Person, die die Metrik bestätigt hat
  • Überprüft: Die Person, die die letzte Statusaktualisierung des Datenpunkts vorgenommen hat, und der Status der Prüfung (Genehmigt / Erfordert Aktionen / Nicht geprüft).
• Kommentare. Sie können auf denselben Gesprächsverlauf zugreifen, der für jeden Datenpunkt auch in der Ansicht "Datenerfassung" verfügbar ist. Als Controller oder Prüfer können Sie Fragen stellen und Benutzer mit Zugriff auf die Registrierung erwähnen. Zudem können Sie die Kommentare nutzen, um Notizen auf Datenpunktebene zu machen.
• Zur Metrik navigieren - Klicken Sie auf das Link-Symbol neben der Überschrift, um die Metrik in der Datenerfassungsansicht anzusehen.
• Datenpunkte prüfen – Um besser nachverfolgen zu können, welche Datenpunkte Sie oder Ihre Kollegen geprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfung“ und markieren Sie einen Datenpunkt als „Genehmigt“ oder „Aktionen erforderlich“.
  • Prüfte Datenpunkte werden grün angezeigt, wenn sie genehmigt wurden.
  • Datenpunkte, die während der Prüfung als „Maßnahmen erforderlich“ bewertet wurden, werden gelb markiert.
  • Nur Controller, Controller der Org.-Einheit und Auditoren können Datenpunkte prüfen.
  • Alle Benutzer mit Zugriff auf eine Metrik können den Prüfstatus und den Namen des Prüfers in der Ansicht „Datenerfassung“ und im Aktivitätsprotokoll sehen.

Erste Schritte zur Prüfung einer Metrik

1. Wählen Sie eine Metrik und einen Berichtszeitraum aus.
2. Ändern Sie den Bezugszeitraumfilter, um die Daten mit einem anderen Berichtszeitraum zu vergleichen.
3. Grenzen Sie die Ergebnisse mithilfe des Org.-Einheiten-Filters ein. (Hinweis: Für deaktivierte Org.-Einheiten erfolgt in der ausgewählten Metrik bzw. dem ausgewählten Zeitraum keine Erfassung.)
   
   

Tipp: Wenn Sie die Option "Alle Untereinheiten auswählen" aktivieren, können Sie bestimmte Zweige Ihres Organigramms auswählen.

Abweichungen erkennen und darauf reagieren

Damit Abweichungen automatisch erkannt werden, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen "Abweichungen anzeigen" aktiviert ist.

• Numerische Fragen: Wenn Sie einen vordefinierten Grenzwert für die Metrik oder einen bestimmten Datenpunkt festgelegt haben, wird dieser auf die numerischen Werte angewendet. Andernfalls wird ein Standardgrenzwert von ±10 % angewendet.
  • Wenn die Differenz größer als 1000 % ist, wird sie als „>999 %” gekennzeichnet.
  • Wenn der Referenzzeitraumwert 0 ist, wird die Differenz als „Diff“ gekennzeichnet.
• Andere Fragen: Abweichungen werden gelb und mit "Diff" gekennzeichnet.

Aktuelle Einschränkung: Abweichungen sind für den Fragetyp "Wiederholungsmodule" nicht verfügbar.

Filter

Verwenden Sie Filter und Suchoptionen, um Ihre Datenanzeige einzugrenzen. Zurzeit stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Metrik
• Berichtszeitraum
• Bezugszeitraum
• Organisationseinheiten

Wenn Sie weitere Filteroptionen benötigen, senden Sie uns bitte Ihr Feedback.

Daten exportieren

Sobald Sie Ihre Anzeige gefiltert und verfeinert haben, können Sie die Daten für weitere Analysen oder Berichterstattungen exportieren:

• Klicken Sie auf "Tabelle erstellen", um in der Tabellenansicht eine benutzerdefinierte Tabelle auf der Grundlage Ihrer aktiven Filter zu erstellen.
• In der Tabellenansicht können Sie die Daten bearbeiten, z. B. Spalten hinzufügen oder entfernen.
• Um die Tabelle in ein Excel-Format zu exportieren, verwenden Sie in der Tabellenansicht die Option "Tabelle herunterladen".

Aktuelle Einschränkung: Die erstellte Tabelle enthält keine Daten des Bezugszeitraums, keine Abweichungen und keine Kommentare.

Wer hat in Ihrem Unternehmen Zugriff auf "Daten prüfen"?

Der Zugriff hängt von der Rolle des jeweiligen Benutzers in Ihrem Setup von Position Green ab:

• Controller: sehen Daten von allen Organisationseinheiten.
• Controller der Org.-Einheit und Prüfer: sehen Daten von den Organisationseinheiten, auf die sie Zugriff haben.
• Berichterstatter und Mitwirkende: haben keinen Zugang zu "Daten prüfen".

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen hilft, die Ansicht "Daten prüfen" bestmöglich zu nutzen. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, teilen Sie uns diese gern mit!