INHALTSVERZEICHNIS

• Inhalte einer vorgefertigten E-Mail-Vorlage bearbeiten
• Eine komplett neue Vorlage erstellen
• Spracheinstellungen
• E-Mail-Vorlagen mit mehreren Übersetzungen speichern
  • Beispiel
  • Tipp
• Ablauf des Links
  • Ablaufzeit für Links konfigurieren
    • Verwendung der default-Gültigkeitsdauer
  • Wichtige Hinweise

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Symbol und dann auf "Einstellungen", um sich die E-Mail-Vorlagen anzusehen.

In dieser Ansicht sehen Sie folgende E-Mail-Vorlagen:

• Einladung zur Mitwirkung - Damit können Sie jemanden zur Mitwirkung einladen.
• Einladung zur Mitwirkung (mit einer persönlichen Nachricht) - Damit können Sie jemanden mit einer persönlichen Nachricht zur Mitwirkung einladen.
• Erinnerung an die Mitwirkung - Damit können Sie einem Mitwirkenden eine Erinnerung senden.
• Einladen – Laden Sie jemanden aus Ihrer Organisation ein, das Lieferantenmanagement zu verwalten.
• Fragebogen übermittelt - Beteiligte Benutzer werden benachrichtigt, wann eine Umfrage übermittelt wurde.
• Lieferanteneinladung - Diese E-Mail wird gesendet, wenn ein Lieferant eingeladen wird.
• Lieferanteneinladung (mit einer persönlichen Nachricht) - Einladung eines Lieferanten mit einer persönlichen Nachricht.
• Erinnerung für einen Lieferanten - Damit können Sie Lieferanten daran erinnern, ausstehende Umfragen zu beantworten.
• Sonstige - Solche E-Mails können von überall gesendet werden. Sie werden komplett neu erstellt.

Inhalte einer vorgefertigten E-Mail-Vorlage bearbeiten

Klicken Sie zum Bearbeiten auf die jeweilige Vorlage. Die E-Mail wird geöffnet, und die Sprachregisterkarten werden oberhalb der E-Mail angezeigt.

Klicken Sie auf "Bearbeiten". Daraufhin öffnet sich der E-Mail-Editor, in dem Sie den Text bearbeiten und Links hinzufügen können.

Klicken Sie auf "{x}", um eine Liste mit Optionen für Platzhalter-Elemente zu öffnen:

• Name des Absenders: Vollständiger Name des Absenders
• E-Mail des Absenders: E-Mail-Adresse des Absenders
• Name des Empfängers: Vollständiger Name des Empfängers
• E-Mail des Empfängers: E-Mail-Adresse des Empfängers
• Benutzerdefinierte Nachricht: Platz für eine individuelle Nachricht, die Sie vor dem Versenden der E-Mail an den Lieferanten hinzufügen können
• Ansprechperson: Name der Ansprechperson beim Lieferanten. z. B. erforderlich in der Einladung an die Mitwirkenden
• E-Mail des Ansprechpartners: E-Mail-Adresse der Ansprechperson beim Lieferanten z. B. erforderlich in der Einladung an die Mitwirkenden
• Unternehmen: Name Ihres Unternehmens
• Name des Lieferanten: Name des Lieferanten, der der E-Mail zugeordnet ist

Eine komplett neue Vorlage erstellen

Schritt 1: Klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzerdefiniert" und dann auf "Neue Vorlage".

Schritt 2: Wählen Sie gemäß Ihrem Anwendungsfall die Art der Vorlage aus. Verschiedene Arten werden für unterschiedliche Zwecke nützlich sein. 

Schritt 3: Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung und eine Beschreibung für die Vorlage ein. Die Bezeichnung wird bei der Auswahl der zu verwendenden Vorlage angezeigt. 

Schritt 4: Geben Sie den Text ein, den Sie in der E-Mail mitteilen möchten. Denken Sie an die dynamischen Elemente, um den Inhalt je nach Empfänger, Metrik oder Organisationseinheit anzupassen.

Schritt 5: Englisch und Schwedisch sind als Sprachen verfügbar. Je nachdem, welche Sprache die Empfänger auf der Plattform eingestellt haben, erhalten sie eine der beiden Versionen. Dies ist jedoch optional.  

Schritt 6: Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen. 

Spracheinstellungen

Je nachdem, welche Spracheinstellungen der Empfänger der E-Mail konfiguriert hat, wird die E-Mail in der konfigurierten Sprache verschickt.

Sie können die E-Mails über die Lieferantenübersicht, die Umfrageübersicht und die Follow-up-Übersicht verschicken.

E-Mail-Vorlagen mit mehreren Übersetzungen speichern

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen oder speichern, werden Übersetzungen unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob sie aktiviert oder deaktiviert sind:

• Aktivierte Übersetzungen müssen Text enthalten. Wenn eine aktivierte Übersetzung leer bleibt, können Sie die Vorlage nicht speichern.
  
• Deaktivierte Übersetzungen (aus der Vorlage entfernt) müssen keinen Inhalt haben.

Beispiel

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage öffnen, ist die englische Übersetzung standardmäßig aktiviert.

• Wenn Sie keine englische Version haben möchten, müssen Sie sie in der Registerkarte „Übersetzung“ entfernen.
  
• Nachdem Sie die englische Version entfernt haben, können Sie Ihre deutsche Vorlage (bzw. Ihre Vorlage in einer anderen Sprache) ohne Probleme speichern.

Tipp

Sie können beliebig viele Sprachen in eine E-Mail aufnehmen. Allerdings muss jede aktivierte Übersetzung vor dem Speichern mit Text gefüllt werden. Wenn Sie eine bestimmte Übersetzung nicht benötigen, entfernen Sie sie, sodass die Registerkarte leer ist (wie in der Beispielabbildung gezeigt wird).

Ablauf des Links

Jede E-Mail-Vorlage verfügt über eine konfigurierbare Gültigkeitsdauer für Links. Dies legt fest, wie lange die in der E-Mail im Angebot inbegriffenen Links nach dem Versand der E-Mail aktiv bleiben.

Die Spalte „Läuft ab am“ in der Vorlagenübersicht zeigt die aktuelle Gültigkeitsdauer für jede Vorlage an.

Ablaufzeit für Links konfigurieren

Schritt 1 – Öffnen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie konfigurieren möchten.

Schritt 2 – Scrolle nach unten zum Abschnitt „Ablauf des Links “.

Schritt 3 – Geben Sie im Feld „Läuft ab nach“ die Anzahl der Tage ein, die der Link aktiv bleiben soll. Die Gültigkeitsdauer kann auf einen Zeitraum zwischen 1 und 180 Tagen festgelegt werden.

Schritt 4 – Klicken Sie auf „Speichern“.

Verwendung der default-Gültigkeitsdauer

Wenn Sie die Gültigkeitsdauer geändert haben und zur Standardeinstellung zurückkehren möchten, klicken Sie auf „Verwendung der default-Einstellung“. Die default-Gültigkeitsdauer wird auf der Schaltfläche angezeigt.

Wichtige Hinweise

• Die Gültigkeitsdauer von Links wird für jede E-Mail-Vorlage separat konfiguriert.
• Sobald ein Link abgelaufen ist, können die Empfänger über die ursprüngliche E-Mail nicht mehr darauf zugreifen.
• Verwenden Sie bei zeitkritischen Anfragen eine kürzere Gültigkeitsdauer und verwenden Sie eine längere Gültigkeitsdauer, wenn die Empfänger möglicherweise mehr Zeit für die Beantwortung benötigen.