Pour importer des unités organisationnelles vers Position Green, procédez comme suit.

Points importants à noter avant de commencer

• Voir le modèle Excel ci-joint. La feuille 1 montre le modèle à remplir et à télécharger. La feuille 2 fournit des informations utiles, telles que les données à saisir dans le tableau (ligne 3), un exemple et, dans les colonnes J et K, les codes régionaux disponibles.
  
• Les unités organisationnelles sont configurées dans « l'année en cours ».
• Si une unité organisationnelle existe déjà, elle est ignorée lors de l'importation. Ceci est déterminé soit par :
  • Une unité organisationnelle dans la configuration a le même identifiant que l'unité organisationnelle importée. Ils sont alors considérés comme identiques.
  • le nom est identique et le parent est le même. Par exemple, Suède/Malmö et l'unité organisationnelle importatrice, Malmö, ont pour parent la Suède. Ils sont alors considérés comme identiques.
• Les unités organisationnelles existantes ne sont en aucun cas mises à jour.
• Les ensembles de balises/balises introuvables dans Position Green sont déjà créés.

Étape 1 : Remplissez le modèle de préconfiguration.

Commencez par remplir le fichier pré/modèle dans la feuille 1 (voir la feuille 2 pour obtenir des conseils). 

Les colonnes du modèle Excel doivent être remplies comme suit :

• Premier niveau, deuxième niveau, troisième niveau, etc.
  • Ces colonnes représentent la hiérarchie de l'organisation. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez, à condition qu'ils soient présentés à gauche de la colonne « Pretty ID (facultatif) ».
  • Chaque ligne représente une nouvelle unité dans la structure organisationnelle, ce qui signifie que chaque fois que vous souhaitez créer une nouvelle unité organisationnelle, vous devez également créer une nouvelle ligne. Modifiez le nom de ces colonnes selon vos besoins.
• Identifiant Pretty (facultatif)
  • Il s'agit d'un identifiant spécifique permettant d'identifier l'unité organisationnelle. Ceci constituera une référence constante, même si le nom venait à changer à l'avenir.
  • Ce champ n'est pas obligatoire, mais la colonne doit exister dans la feuille de calcul téléchargée et être la première colonne après le dernier niveau hiérarchique de l'unité organisationnelle. Son nom doit toujours être « Pretty ID (facultatif) ».
  • Cette colonne doit toujours être configurée comme « texte » et non comme « chiffres ». Notez donc que le PrettyId ne peut pas commencer par 0. 
• Code régional (facultatif)
  • Si une unité organisationnelle appartient à une région géographique spécifique, vous pouvez ajouter ici le code alpha-3 correspondant à cette région.
  • Doit être un code alpha3 disponible et valide. Vous trouverez tous les codes disponibles dans la feuille 2 du fichier Excel ci-joint.
  • Actuellement, la région n'est utilisée que pour la carte d'impact mondial dans le hub.
  • Une unité organisationnelle qui n'a pas de région définie héritera de la région de son parent.
  • Par exemple.
    • L'unité organisationnelle « USA » a la région « États-Unis d'Amérique » définie.    
    • Les unités organisationnelles « Floride » et « Californie » sont des sous-unités des États-Unis et ne sont associées à aucune région.
    • Les « Îles Vierges américaines » sont également une sous-unité des « États-Unis », mais elles constituent une région distincte appelée « Îles Vierges américaines ». 
    • Les données relatives à la Floride et à la Californie seront incluses dans la visualisation finale pour les États-Unis sur la carte.
    • Les données relatives aux îles Vierges américaines seront incluses dans les îles Vierges américaines sur la carte.
• Étiquette
  • Ajoutez des balises pour chaque unité organisationnelle. Un nombre infini de balises peut être ajouté.
  • Chaque colonne représente un nouvel ensemble de balises.
  • L'en-tête de colonne doit commencer par « Tag - ». Le reste du texte est interprété comme le nom de l'ensemble de balises. Lors de l'importation d'unités organisationnelles, tous les ensembles de balises ou balises qui n'ont pas encore été trouvés seront créés.
  • Pour avoir plusieurs balises dans le même ensemble de balises, séparez-les par un point-virgule (;). Par exemple : bureau ; distribution.

Étape 2 : Naviguer dans Position Green

Allez dans « Configuration de l'entreprise », puis dans « Avancé » et « Importer des unités organisationnelles ».

Étape 3 : Créez une copie de la feuille Excel et supprimez la feuille 2.

Assurez-vous que le nom de l'onglet est « Structure organisationnelle » et que l'unité organisationnelle de premier niveau se trouve sur la ligne 2.

Étape 4 : Télécharger la structure

Téléchargez le fichier Excel pour importer les unités organisationnelles.

Dépannage : erreur lors du téléchargement des unités organisationnelles

Lorsque vous importez un grand nombre d'unités organisationnelles et que le téléchargement échoue, cela peut être dû au fait qu'il y a trop d'unités organisationnelles. Essayez de diviser le fichier et de télécharger moins d'unités organisationnelles à chaque fois.