Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um sich auf den nächsten Berichtszyklus vorzubereiten und Daten von Ihren Portfoliounternehmen effizient zu erfassen.

1. Ein neues Jahr im Setup anlegen

Vor Beginn der Datenerfassung muss auf der Plattform ein neues Jahr angelegt werden, damit sich die Daten nicht mit denen der Vorjahre überschneiden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten eindeutig bleiben und sowohl in der Analyse- als auch in der Tabellenansicht genau wiedergegeben werden.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie ein neues Jahr anlegen. Alternativ können Sie sich an Ihren SPM wenden.

2. Umfrage aktualisieren und aktivieren   

Um eine hohe Antwortquote zu erreichen und hochwertige Ergebnisse zu sammeln, sollten Sie die Antworten unbedingt analysieren und Feedback von den Bericht erstattenden Unternehmen einholen. Mithilfe dieses Prozesses können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und die Datenerfassung optimieren. Ihr SPM kann Ihnen mit bewährten Praxisbeispielen zur effizienten Datenerhebung zur Seite stehen.

Anweisungen zur Anpassung der Umfrage finden Sie in diesem Leitfaden. Bitten Sie alternativ Ihren SPM um Unterstützung.

Wenn Sie Visualisierungen oder Scorings verknüpft haben, sollten Sie sich immer mit Ihrem SPM (Sustainability Platform Manager) absprechen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

3. Begrüßungs-E-Mail und -Text aktualisieren

Ein gut formulierter Begrüßungstext hilft den Berichterstattern bei der Beantwortung der Umfrage und erhöht die Chance, Antworten innerhalb der festgelegten Fristen zu erhalten.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die E-Mail ändern, und in dieser Anleitung, wie Sie den Begrüßungstext ändern.

4. Unternehmen, Tags und Kontakte aktualisieren   

Sorgen Sie für eine erfolgreiche Datenerfassung, indem Sie sicherstellen, dass die Kontaktdaten der Befragten für die Begrüßungs-E-Mail auf dem neuesten Stand sind.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Daten der Ansprechperson für jedes Unternehmen aktualisieren.

5. Klare Fristen festlegen   

Mit der Angabe einer klaren Frist setzen Sie eindeutige Erwartungen für Berichterstatter und erhöhen die Antwortquote.

Achten Sie darauf, sowohl im Begrüßungstext als auch in der E-Mail-Kommunikation eindeutig festgelegte Fristen zu nennen. Hier erfahren Sie, wie Sie Fristen anhand von Platzhaltern in den Begrüßungstext einfügen können. Denken Sie außerdem daran, beim Versenden der Umfrage eine Frist zu nennen!

6. Umfrage senden   

Alle vorherigen Schritte müssen abgeschlossen sein, bevor Sie die Umfrage senden können. Sobald alles fertiggestellt ist, können Sie loslegen!

Denken Sie daran, eine Frist festzulegen, einen Zeitplan für Erinnerungen zu erstellen und die E-Mail zu senden. Ausführliche Anweisungen zum Versenden der Umfrage finden Sie in diesem Leitfaden.

Beachten Sie Folgendes: Antworten aus vorheriger Umfrage kopieren bedeutet, dass die Umfrage automatisch mit den Daten aus dem Vorjahr vorausgefüllt wird.

Praxistipps für eine erfolgreiche Datenerfassung

• Holen Sie nach dem Berichtszeitraum Feedback von Portfoliounternehmen ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
• Optimieren und verfeinern Sie Ihre Umfrage zusammen mit Ihrem SPM und SPA, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Verfassen Sie einen gut formulierten Begrüßungstext, in dem Sie die wichtigsten Informationen fett oder kursiv hervorheben, damit sie ins Auge fallen.
• Legen Sie eindeutige Fristen fest und kommunizieren Sie diese, damit die Erwartungen für alle klar sind.
• Geben Sie eindeutig an, an wen sich die Berichterstatter bei Fragen oder Unterstützungsbedarf wenden sollen.
• Stellen Sie Portfoliounternehmen grafische Darstellungen zur Verfügung, damit sie eher bereit sind, Daten zu erfassen und sich mit den eigenen Daten zu beschäftigen. Bitten Sie Ihren SPM um Unterstützung bei der Aktivierung dieser Funktion!