Mise en place du principe du double contrôle dans la communication des données

TABLE DES MATIÈRES

• 1. Lancer le processus
• 2. Le collaborateur termine la saisie.
• 3. Confirmer les données
• 4. Examen du contrôleur
• 5. Révision de niveau supérieur (facultative)
• Méthodes alternatives
• Accès des auditeurs
  • 1. Étendue des droits des auditeurs
  • 2. Tâches de vérification pour les auditeurs
  • 3. Flux de travail pratique pour les auditeurs
  • 4. Preuves d'audit et rapports
  • 5. Meilleures pratiques pour les auditeurs

Suivez ces étapes pour appliquer le principe du double contrôle dans Position Green :

1. Lancer le processus

Le rapporteur (ou la personne responsable de la mesure) saisit les données initiales relatives à une mesure.

• Affectez un ou plusieurs collaborateurs pour remplir l'entrée.
• Ne confirmez pas la mesure à ce stade.

2. Le collaborateur termine la saisie.

Les collaborateurs ajoutent des données supplémentaires et cliquent sur « Notifier le responsable ».

• Cela déclenche l'envoi d'un e-mail à la personne responsable.

3. Confirmer les données

La personne responsable se connecte et confirme la mesure.

4. Examen du contrôleur

Un contrôleur accède à la section « Review Data » (Vérifier les données), filtre les mesures et vérifie les points de données.

• La mention « Dernière modification » indique le collaborateur qui a saisi les dernières données.
•  confirmée indiquant la personne responsable.

À ce stade, le principe du double contrôle est respecté.

5. Révision de niveau supérieur (facultative)

Un ou plusieurs contrôleurs de niveau supérieur peuvent utiliser les données de révision pour marquer les données comme étant correctes ou signaler que des actions supplémentaires sont nécessaires.

Méthodes alternatives

1. Le principe des quatre yeux peut également être appliqué en sélectionnant « rapports unitaires » comme rapporteur pour une mesure dans Configuration de l'entreprise > Mesures > Modifier la mesure.
   1. L'utilisateur indiqué sous « Dernière modification » n'est pas le même que celui indiqué sous « Confirmé ».
      
      
2. Si ni les collaborateurs ni les rapports d'unité ne sont utilisés, et que la dernière modification correspond à la confirmation, un contrôleur doit vérifier les données dans « Vérifier les données » et les marquer explicitement comme correctes.
   

Accès des auditeurs

Les auditeurs ont un accès complet aux données de révision et peuvent utiliser cette fonctionnalité pour vérifier de manière indépendante que le principe du double contrôle a été correctement appliqué. 

1. Étendue des droits des auditeurs

Les auditeurs peuvent accéder à toutes les mesures dans toutes les unités, indépendamment de leurs rôles en matière de reporting ou de confirmation. Ils peuvent filtrer et effectuer des recherches par mesure, période de reporting ou unité afin de se concentrer sur des ensembles de données spécifiques. 

2. Tâches de vérification pour les auditeurs

Les auditeurs peuvent utiliser les données de révision pour vérifier :

• Si « Dernière modification » et « Confirmation » correspondent à des utilisateurs différents.
• Si un examen par le contrôleur ou un examen de niveau supérieur a été effectué.
• Si les données ont été explicitement marquées comme OK ou signalées pour un suivi.

3. Flux de travail pratique pour les auditeurs

• Connectez-vous et accédez à la section « Review Data » (Consulter les données).
• Appliquer des filtres (par exemple, par mesure, cycle de reporting ou organisation). unités).
• Comparez les champs « Dernière modification » et « Confirmé » dans l' .
• Vérifiez si l'étape « Révisé » a été effectuée.

4. Preuves d'audit et rapports

• Les auditeurs peuvent noter les mesures pour lesquelles la dernière modification correspond à « Confirmé » (afin de s'assurer qu'une étape de révision indépendante existe).
• Les notes et les drapeaux laissés par les contrôleurs fournissent des preuves d'audit supplémentaires.
• Si nécessaire, les auditeurs peuvent documenter les exceptions et recommander des mesures correctives.

5. Meilleures pratiques pour les auditeurs

• Effectuer régulièrement des contrôles ponctuels des mesures à haut risque ou des unités dont les données changent fréquemment.
•  Veillez à ce que les contrôleurs utilisent systématiquement les fonctions « Marquer comme OK » ou « » « Action requise » .
• Examinez d'abord les mesures signalées afin de déterminer si un suivi approprié a été effectué.